Hemmnisse im Prozess der Ausschreibung

Im Leitfaden: 1.2 Wirtschaftliche Rahmenbedingungen und 4.1.1 Informationsanforderungen

Die Stadt Münster sowie auch andere Kommunen müssen die Richtlinien zur Durchführung einer Ausschreibung strikt einhalten. Dabei kann es oft zu Hemmnissen kommen.

Funktionale Ausschreibung

Eine funktionale Ausschreibung ist eine Leistungsausschreibung, bei der dem Auftragnehmer neben der Ausführung auch die Planung und Konzeption der zu erbringenden Leistung übertragen wird. Die Wahl einer funktionalen Ausschreibung und damit einer zugehörigen funktionalen Leistungsbeschreibung steht im Ermessen der ausschreibenden Stelle. Erreicht werden soll, dass die Bieter bei der Ermittlung der technisch, wirtschaftlich und gestalterisch besten und funktionsgerechtesten Lösung mitwirken. Jedoch muss auch im Zuge einer funktionalen Ausschreibung der Beschaffungsbedarf des Auftraggebers optimal und mit größtmöglicher Bestimmtheit zum Ausdruck gebracht werden.

Funktionale Leistungsbeschreibung

Bei einer funktionalen Leistungsbeschreibung gibt der öffentliche Auftraggeber keinen detaillierten Leistungskatalog vor, sondern definiert die zu erbringende Leistung nach dem zu erreichenden Ziel. Den Bietern werden lediglich Rahmenbedingungen, die bei der Angebotsabgabe zu beachten sind, vorgegeben. Es erfolgt somit ein Konzeptwettbewerb zwischen den Bietern, der neben den reinen Preiswettbewerb tritt.

Erstellung eines Leistungsverzeichnisses

Die Leistungsbeschreibung mit Leistungsverzeichnis ist in der Praxis die Regel. Insbesondere für Bauvergaben gilt dies gemäß § 7b VOB/A. Dabei ist für einzeln aufgeführte Teilleistungen je Position ein Preis anzugeben. Das Aufstellen von Leistungsverzeichnissen ist in den meisten Fällen sehr zeitintensiv. Fehleinschätzungen oder Preisänderungen können nur selten miteinbezogen werden.

Nebenangebote

Öffentliche Auftraggeber haben die Möglichkeit, den Bietern die Abgabe von sogenannten Nebenangeboten zu gestatten. Diese ermöglichen den Bietern, von Vorgaben der Leistungsbeschreibungen abzuweichen. Diese Nebenangebote müssen allerdings die vom Auftraggeber vorzugebenden Mindestanforderungen einhalten. Bei nationalen Vergabeverfahren müssen die Nebenangebote gleichwertig sein. Mindestanforderungen werden nicht vorgegeben. Der Auftraggeber gibt zudem im Vorfeld an, ob und in welchem Umfang Nebenangebote zulässig sind. Macht er keine Angaben, sind Nebenangebote nicht zugelassen.

Aufwand

Die Vorbereitungen im Rahmen von Ausschreibungen sind sehr zeitintensiv. Dazu müssen amtsinterne Abstimmungen zwischen verschiedenen Ämtern getroffen und gesetzliche Vorgaben und Richtlinien strikt eingehalten werden. Letztendlich muss die Wahl des richtigen Vergabeverfahrens im Vorfeld eindeutig sein. Darauf baut schließlich die gesamte Ausschreibung auf. Zuletzt muss qualifiziertes Personal für das gesamte Verfahren zur Verfügung stehen.